bai.itb.ac.id – UPT Layanan Kesehatan Institut Teknologi Bandung (ITB) melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip rekam medis yang telah habis masa retensinya. Kegiatan ini berlangsung pada hari Jumat, 19 September 2025, dengan pendampingan dari Arsip Pusat ITB sebagai unsur pembina kearsipan tingkat institut.
Pemusnahan arsip dilakukan berdasarkan Surat Persetujuan Rektor Nomor 666/IT1.A/KA/2025 tanggal 15 September 2025 perihal persetujuan pemusnahan arsip rekam medis UPT Layanan Kesehatan. Hal ini merupakan tindak lanjut dari penerapan Peraturan Rektor ITB tentang Pedoman Pengelolaan Kearsipan dan Jadwal Retensi Arsip, sekaligus bagian dari upaya mewujudkan tertib arsip di lingkungan ITB.
Ribuan Arsip Dimusnahkan Sesuai Ketentuan
Dalam kegiatan ini, sebanyak 2.112 berkas arsip rekam medis dimusnahkan sesuai daftar arsip terlampir. Arsip-arsip tersebut telah melewati masa retensi yang ditetapkan dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan dinyatakan tidak memiliki nilai guna sekunder. Proses pemusnahan dilakukan dengan metode pembakaran, yang dinilai tepat dalam menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi arsip medis.
Disaksikan oleh Pihak Berwenang
Pelaksanaan kegiatan ini dituangkan dalam Berita Acara Pemusnahan Arsip Nomor 972/IT1.BO5.7/KA.05.01/2025 yang ditandatangani oleh panitia dan saksi terkait, antara lain:
– Atty Aryanti Saraswati, S.T., – Kepala UPT Layanan Kesehatan (Penanggung Jawab)
– Usep Mulyana, S.Sos., M.A.P., – Ketua Panitia Pemusnahan Arsip
– Viya Noor Annisa S.H. – Biro Hukum (Saksi Hukum)
– Ade Didi Kuswono, S.E., QIA., – Satuan Pengawas Internal (SPI) (Saksi Pengawasan)
– Sri Lisnawati, A.Md., – Arsiparis
Dengan keterlibatan unsur hukum, pengawasan internal, serta arsiparis, kegiatan ini dilaksanakan secara sah dan dapat dipertanggungjawabkan secara administratif maupun yuridis.
Komitmen Menuju Tata Kelola Arsip yang Tertib dan Akuntabel
Pemusnahan arsip rekam medis ini menjadi langkah nyata UPT Layanan Kesehatan ITB dalam mendukung tata kelola arsip yang akuntabel, efisien, dan sesuai regulasi. Tidak hanya sekadar mengurangi akumulasi arsip, kegiatan ini juga merupakan bagian penting dari siklus hidup arsip yang menentukan nilai guna dan nasib akhir arsip sesuai ketentuan.
Diharapkan kegiatan ini dapat menjadi praktik baik (best practice) bagi unit kerja lainnya di lingkungan ITB untuk senantiasa melakukan penataan arsip secara berkala. Dengan demikian, pengelolaan arsip di ITB dapat terus mendukung transparansi, profesionalisme, serta pelayanan yang berkualitas.
