Pengelolaan Arsip di Kampus ITB Jatinangor : Langkah Bijak ITB dalam Mengabadikan Histori.

BANDUNG, itb.ac.id. – Sejarah menjadi saksi bisu perjuangan yang tentunya perlu dijaga serta dikenang dengan baik. ITB telah melakukan sebuah langkah baru dalam menjaga arsip-arsipnya, mulai dari arsip dokumen-dokumen cetak, kartografi, sampai foto-foto sejak ITB lahir.

Kegiatan pengarsipan di Kampus Itb Jatinangor ini telah aktif sejak 2021 yang diawali dengan Sosialisasi dan Pelatihan Kearsipan pada 30 Agustus 2021 yang dilakukan secara daring. Kegiatan ini menjadi suatu fokus bagi seluruh unit kerja dan fakultas/sekolah ITB untuk memberikan perhatian pada arsip masing-masing pihak untuk dijaga. Penjagaan tersebut tidak hanya semata-mata diberikan kepada pihak arsip ITB, tetapi ada prosedural tertentu yang harus diikuti oleh seluruh civitas ITB. “Tidak hanya langsung diberikan kepada pihak arsip di Biro Administrasi Umum dan Informasi. Namun, terdapat aturan yang tertuang di peraturan rektor tentang tata naskah dinas, pengelolaan arsip di ITB, dan klasifikasi arsip beserta tabel JRA (Jadwal Retensi Arsip) nya. Jika sudah sesuai, arsip tersebut bisa disimpan di kantor arsip kami,” ujar Ibu Dini Sofiani Permatasari, Kepala Bagian Tata Kelola Administrasi dan Kearsipan ITB saat diwawancarai pada hari Senin (20/01/2022).

Kantor arsip ITB terletak di Kampus ITB Jatinangor yang terbagi menjadi 3 ruangan dengan rincian 2 ruangan menjadi Depo Arsip dan 1 ruangan untuk penjaga arsip di Lantai 1 serta 2 ruangan yang dipakai untuk menyimpan kartografi (gambar arsitektur) di Lantai 3 Gedung Rektorat ITB Jatinangor. Namun, untuk saat ini masih hanya ada 1 ruangan yang dipakai untuk pengolahan dan penyimpanan secara bersamaan di lantai 1 untuk arsip-arsip dokumen cetak dan 2 ruangan di lantai 3 telah digunakan untuk menyimpan arsip berupa kartografi beserta foto-foto album. Beberapa arsip yang telah ditempatkan di Lantai 1 adalah arsip WRAK yang telah diolah, arsip DirDik, arsip SPS (Sekolah Pasca Sarjana), dan arsip keuangan. “Yaa, belum semua unit kerja di ITB, bahkan fakultas/sekolah yang memberikan arsip disini,” ucap Ibu Sri Lisnawari, A.Md., Kepala Sub Bagian Kearsipan Biro Administrasi Umum dan Informasi saat diwawancarai pada hari Senin (20/01/2022).

Tentunya, arsip yang telah ditempatkan di kantor arsip ITB Jatinangor belum tentu disimpan secara permanen. Ada beberapa yang harus dimusnahkan dan ada pula yang mungkin harus disimpan untuk selamanya. Hal ini pun dilihat kembali melalui Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Klasifikasi Arsip tersebut. Beberapa arsip, seperti arsip foto dan arsip kartografi, memiliki jangka waktu yang lama untuk disimpan di kantor pusat arsip, bahkan arsip berupa foto juga akan dilakukan digitalisasi sebagai bentuk perhatian dalam melakukan penyimpanannya. Arsip-arsip yang berbentuk dokumen seperti surat undangan memiliki jangka waktu tertentu sehingga suatu saat akan dimusnahkan. “Pemusnahan ini juga memiliki prosedural tersendiri, tidak sembarangan dan membutuhkan tim khusus dalam memusnahkan arsip-arsipnya”, ujar Bu Sri.

Perawatan arsip-arsip di ITB secara rapih baru dimulai pada tahun 2020. Kedepannya, banyak harapan yang muncul dari seluruh civitas ITB untuk terus memberikan perhatian lebih terhadap arsip-arsip di setiap unit kerja dan seluruh fakultas/sekolah yang ada di ITB. “Harapannya, setiap unit kerja memiliki pengelola arsip yang SDM-nya merupakan lulusan kearsipan dan kantor pusat arsip ITB terkelola rapih dengan seluruh sarana dan prasana yang lengkap sehingga seluruh sejarah kehidupan ITB tidak sirna begitu saja,” tutup Ibu Dini.