Bandung – bai.itb.ac.id, Sebagai bagian dari upaya peningkatan kualitas pengelolaan data dan penerapan pelindungan data pribadi di lingkungan Institut Teknologi Bandung (ITB), Tim Data Info dan Dokumentasi dari Biro Administrasi Umum dan Informasi ITB melaksanakan kunjungan kerja ke Universitas Diponegoro (UNDIP) di Semarang dan ke Universitas Gadjah Mada (UGM) di Yogyakarta.
Kegiatan ini bertujuan untuk mempelajari praktik terbaik yang telah diterapkan kedua institusi, menggali wawasan terkait pengelolaan data terpusat, serta mengeksplorasi strategi pelindungan data pribadi sesuai regulasi yang berlaku.
Studi banding ini dilaksanakan dengan fokus pada tiga aspek utama, yaitu:
1. Pengelolaan Infrastruktur dan Sistem Informasi: Melihat bagaimana kedua universitas membangun, mengelola, dan mengoptimalkan infrastruktur teknologi informasi yang mendukung berbagai layanan akademik, administratif, dan penelitian.
2. Pelindungan Data Pribadi: Mempelajari langkah-langkah implementasi regulasi pelindungan data pribadi, termasuk mekanisme persetujuan subjek data, prosedur perubahan data, dan standar operasional pelindungan data.
3. Inovasi dan Efisiensi Pengelolaan Data: Mengeksplorasi konsep dan pendekatan inovatif yang diterapkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan data universitas.
Kunjungan ke Universitas Diponegoro (UNDIP), Kamis, 5 Desember 2025.
Kegiatan dimulai dengan kunjungan ke Universitas Diponegoro (UNDIP), di mana Tim ITB diterima oleh Direktur Sistem dan Teknologi Informasi (DSTI) UNDIP, Dr. Aris Puji Widodo, beserta jajarannya di Gedung ICT, UNDIP, Tembalang, Semarang.
Dalam sambutannya, Dr. Aris memaparkan bahwa DSTI UNDIP merupakan bagian dari struktur Wakil Rektor Sumber Daya Manusia, Teknologi Informasi, Hukum, dan Organisasi. Direktorat ini memiliki empat bagian utama, yaitu Infrastruktur Teknologi Informasi, Teknologi Informasi dan Web, Perangkat Lunak, serta Keamanan Siber. DSTI UNDIP bertanggung jawab mengelola sistem informasi secara terpusat untuk mendukung layanan akademik dan administratif.
Pengelolaan pelindungan data pribadi dilakukan melalui mekanisme persetujuan bagi mahasiswa dan dosen yang terintegrasi dalam aplikasi Single Sign On (SSO). Hak subjek data, seperti permintaan perubahan data, diatur melalui SOP dan Surat Keputusan Rektor. Selain diskusi, tim juga diajak melihat fasilitas kantor dan data center UNDIP untuk melihat secara langsung infrastruktur yang digunakan.
Kunjungan ke Universitas Gadjah Mada (UGM), Jumat, 6 Desember, 2024.
Kunjungan dilanjutkan ke Direktorat Teknologi Informasi (DTI) Universitas Gadjah Mada (UGM), Yogyakarta. Tim ITB disambut dengan hangat oleh Direktur Teknologi Informasi UGM, Prof. Dr. Ir. Ridi Ferdiana, yang memaparkan pendekatan strategis UGM dalam pengelolaan data dan sistem informasi melalui tagline UGMLean. Pendekatan ini bertujuan menciptakan perbaikan proses secara bertahap dengan memanfaatkan langkah-langkah kecil namun strategis.
DTI UGM mengusung tiga prinsip utama dalam pengembangan sistem:
1. U – Unified Data Access: Memastikan akses data yang terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan.
2. G – Growing Well Architected Ecosystem: Mengembangkan ekosistem teknologi yang terstruktur dengan baik.
3. M – Modernize Through Intelligent University Concept: Mendorong transformasi digital berbasis konsep universitas cerdas.
DTI UGM juga memberikan layanan utama berupa pengelolaan infrastruktur IT, pengembangan sistem informasi, dan analisis data terpusat.
Kesimpulan
Kunjungan kerja ini memberikan wawasan yang berharga bagi Tim ITB dalam memahami strategi dan praktik pengelolaan data serta pelindungan data pribadi di lingkungan universitas. Berbagai inovasi dan pendekatan yang dipelajari dari UNDIP dan UGM akan menjadi referensi penting bagi ITB dalam mengembangkan sistem pengelolaan data yang lebih terintegrasi, aman, dan sesuai regulasi. Langkah ini diharapkan dapat mendukung tercapainya visi ITB sebagai institusi pendidikan tinggi yang unggul dan inovatif.
