STPL Bekasi Lakukan Benchmarking Tata Kelola Kearsipan ke ITB untuk Perkuat Pengelolaan Arsip Dinamis
Bandung, bai.itb.ac.id. Sentra Terpadu Pangudi Luhur (STPL) Bekasi melaksanakan kegiatan benchmarking ke Biro Administrasi Umum Institut Teknologi Bandung (ITB) sebagai langkah strategis dalam memperkuat tata kelola kearsipan menuju pengelolaan arsip dinamis yang lebih modern dan adaptif. Kegiatan ini merupakan bagian dari komitmen STPL untuk meningkatkan kualitas layanan administrasi seiring perkembangan organisasi dan tuntutan transformasi digital.
Rombongan yang terdiri dari 15 peserta dipimpin oleh Muhammad Yufsin Sumirna, Pengelola Barang Milik Negara STPL Bekasi. Dalam pengantarnya, Yufsin menjelaskan bahwa STPL memiliki sejumlah Kelompok Kerja (Pokja), termasuk Pokja Kearsipan, yang perannya menjadi semakin penting sejak terbentuknya STPL pada tahun 2022. Kunjungan ini diharapkan dapat menjadi referensi dalam meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip, terutama setelah penyatuan tiga layanan dalam satu sentra yang membawa dinamika baru dalam tata kelola arsip.
Kedatangan rombongan disambut oleh Tim Kearsipan ITB yang dipimpin oleh Dini Sofiani Permatasari, S.Si., M.T.,, selaku Kepala Bagian Kearsipan Biro Administrasi Umum ITB. Turut hadir pula Wida Komala, S.E., Kepala Subbagian Pembinaan dan Publikasi Kearsipan, serta dua staf kearsipan lainnya.
Dalam pertemuan tersebut, ITB memberikan gambaran menyeluruh mengenai pengelolaan kearsipan di lingkungan ITB, mencakup kebijakan umum, struktur organisasi yang mendukung fungsi kearsipan, serta langkah-langkah pengembangan yang dilakukan dalam rangka adaptasi terhadap kebutuhan dan tantangan kearsipan di ITB.
Pada kesempatan diskusi, Masturoh, Arsiparis Penyelia STPL Bekasi, turut menyampaikan kondisi umum pengelolaan arsip di STPL yang masih dalam tahap penataan setelah penggabungan beberapa unit layanan. Ia menjelaskan bahwa metode pencatatan arsip masih menggunakan pendekatan konvensional dan sistem penyimpanan digital perlu ditingkatkan untuk menjaga keamanan serta keberlanjutan dokumentasi. Penyesuaian penataan ruang kerja serta tingginya beban administrasi pelayanan sosial juga menjadi aspek yang memerlukan perhatian khusus agar pengelolaan arsip dapat berjalan lebih efisien.
Diskusi berlangsung produktif dan mencakup pertukaran pengalaman mengenai strategi penataan arsip, pemanfaatan teknologi dalam pengelolaan arsip dinamis, serta upaya menjaga kualitas dokumentasi di tengah kebutuhan pelayanan yang terus berkembang. Pertemuan ini memberikan wawasan baru bagi STPL mengenai bagaimana tata kelola kearsipan dapat diterapkan secara efektif dan terintegrasi di lingkungan kerja.
Benchmarking ini juga menjadi momentum penting bagi STPL Bekasi untuk mengevaluasi sistem tata kelola kearsipannya dan merumuskan langkah pengembangan ke depan. Dengan mempelajari model dan praktik pengelolaan arsip di ITB, STPL berharap dapat menerapkan pendekatan yang lebih terstruktur, efisien, dan selaras dengan tuntutan transformasi digital.
