Pemusnahan Arsip Rekam Medis UPT Layanan Kesehatan ITB

Bandung, itb.ac.id – UPT Layanan Kesehatan Institut Teknologi Bandung (UPT Yankes ITB) melakukan ceremonial pemusnahan arsip rekam medis dengan didampingi oleh Kantor Biro Administrasi Umum dan Informasi (Biro Adum) ITB di Instalasi Pengolahan Sampah Terpadu (IPST) ITB Kampus Jatinangor, Sumedang, Jawa Barat.

Kegiatan pemusnahan arsip ini merupakan salah satu implementasi dari Peraturan Rektor ITB nomor 661/IT1.A/PER/2020 tentang Pedoman Pengelolaan Kearsipan di Lingkungan ITB serta Peraturan Rektor ITB nomor 662/IT1.A/PER/2020 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi dan Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan ITB. Tujuan dilaksanakannya pemusnahan arsip ini adalah untuk mengurangi jumlah arsip di Pengelola Kearsipan Tingkat Unit yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna.

Ceremonial pemusnahan arsip UPT Yankes, dihadiri oleh Tim Pemusnahan Arsip yaitu Kepala Bagian Tata Kelola Kearsipan Biro Adum sebagai perwakilan ketua pemusnahan arsip, Kasubbag Pengelolaan Kearsipan Biro Adum sebagai sekretaris, UPT Yankes sebagai pencipta arsip sekaligus penanggungjawab pemusnahan arsip, perwakilan Kantor Layanan Hukum Bapak Riqi Syachroni, S.H., SP-I. sebagai saksi hukum, serta Satuan Pengawas Internal yaitu Bapak Ade Didi Kuswono, S.E. sebagai saksi pengawas. Acara dimulai dengan pembukaan, yang terdiri dari sambutan-sambutan dari tim pemusnahan arsip. Sambutan diawali oleh Kepala Bagian Tata Kelola Administrasi, Ibu Dini Sofiani Permatasari, S.Si.M.T. Kemudian dilanjutkan oleh Kepala Bidang Sumber Daya UPT Layanan Kesehatan, Bapak Peri, S.Kom serta laporan kegiatan pemusnahan arsip dari Kasubag Kearsipan, Ibu Sri Lisnawati A.Md selaku perwakilan dari Tim Pemusnahan Arsip.

“Sebetulnya untuk melakukan pemusnahan kami baru pertama kali, untuk memusnahkan arsip rekam medis UPT Yankes. Sehingga arsip-arsip yang akan dimusnahkan ini sudah hasil penilaian tim penilai dan UPT Yankes. Harapannya, apa yang kita laksanakan hari ini itu bisa dicontoh juga oleh Unit Kerja yang lain. Karena sebenarnya arsip-arsip yang ada di ITB saat ini sudah sangat banyak dan sebetulnya tidak harus semuanya disimpan, jadi arsip itu bisa dimusnahkan apabila sudah tidak memiliki nilai guna”, ujar Ibu Dini Sofiani Permatasari, S.Si.M.T.

Acara dilanjutkan dengan kegiatan inti yaitu proses pemusnahan arsip secara simbolis oleh Ibu Dini dan Bapak Peri sebagai tanda bahwa arsip rekam medis telah dimusnahkan. Terdapat 1.557 item arsip rekam medis dengan kurun waktu 2019 sampai 2020 yang diusulkan musnah oleh UPT Yankes. Adapun, sejumlah arsip tersebut sudah dapat dimusnahkan karena telah melalui pertimbangan Tim Penilai Arsip dengan mengacu kepada Jadwal Retensi Arsip yang tertuang dalam Keputusan menteri kesehatan RI Nomor HK.01.07/MENKES/175/2018. Sebagaimana disebutkan dalam peraturan tersebut bahwa arsip rekam medis memiliki waktu simpan selama 2 tahun sejak tanggal terakhir pasien berobat ke fasilitas kesehatan. Arsip rekam medis yang dimusnahkan juga telah mendapatkan persetujuan tertulis dari Rektor ITB.

Kegiatan Pemusnahan Arsip UPT Yankes ITB, di IPST Kampus Jatinangor, Jumat (12/07/2024)
(Dok. Tim Arsip Pusat ITB)

Setelah itu, kegiatan diteruskan dengan pendandatanganan Berita Acara Pemusnahan Arsip oleh tim pemusnahan arsip yang bertujuan sebagai pertanggungjawaban dari pemusnahan arsip itu sendiri. Kegiatan ini pun, sekaligus mengakhiri acara inti dari ceremonial pemusnahan arsip UPT Yankes.


Penandatanganan Berita Acara Arsip UPT Yankes ITB, di IPST Kampus Jatinangor, Jumat (12/07/2024)
(Dok. Tim Arsip Pusat ITB)