Pelatihan e-Office 4.0 bagi Admin unit, Sekretaris dan PENGGUNA Personal (Tendik) ITB
Bandung, bai.itb.ac.id – e-Office sebagai aplikasi pengelolaan naskah dinas yang digunakan di lingkungan ITB sejak tahun 2020 telah mengalami penurunan performance akibat banyaknya dokumen yang dikelola. Untuk melakukan optimalisasi kecepatan dan agar lebih user friendly dalam pengelolaan naskah dinas di ITB, maka Biro Administrasi Umum dan Informasi melakukan re-engineering e-office 3.0 menjadi e-office 4.0 melalui pihak ketiga sejak akhir tahun 2022.
E-office 4.0 telah memasuki tahap uji coba oleh user setelah lolos beberapa asesmen keamanan sistem dari Direktorat Teknologi Informasi dan telah bekerja sama dengan BSrE dalam menyediakan fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) Tersertifikasi. Pada Rabu, 13 Desember 2023 bertempat di Labtek 1 Kampus ITB Ganesa, dilakukan pelatihan penggunaan e-office 4.0 oleh tim dari Biro Administrasi Umum dan Informasi untuk semua admin unit yang ada di ITB. Kegiatan pelatihan dibuka oleh Ibu Dini Sofiani Permatasari, S.Si., M.T., Kepala Bagian Tata Kelola Administrasi dan Kearsipan, dilanjutkan dengan pemaparan materi pelatihan oleh Puji Subakti, S.T., M.Kom., Kepala Sub Bagian Tata Kelola Administrasi, serta oleh Jaya Dianto dari Vitraining. Kemudian pada hari Jum’at, tanggal 22 Desember 2023 kembali dilaksanakan pelatihan penggunaan e-office 4.0 untuk seluruh Sekretaris dan pengguna Personal (Tendik) di lingkungan ITB yang dibuka oleh Kepala Biro Administrasi Umum dan Informasi, Bapak Usep Mulyana, S.Sos., M.A.P. melalui aplikasi Zoom.
Untuk memudahkan pengguna yang telah terbiasa menggunakan e-office 3.0, maka semua fitur yang ada dipertahankan dan tetap tersedia pada e-office 4.0. Selain itu terdapat beberapa fitur baru yang disediakan pada e-office 4.0, diantaranya adalah :
Selain fitur tambahan tersebut, masih banyak fitur lain yang ada di e-office 4.0, diantaranya Filter Dinamis, Grouping, Diskusi (teks, video), Dashboard Dinamis, Kalendar aktivitas, Notifikasi/Reminder, Penugasan pada SK, Pengaturan Plh/Plt, serta Surat Keluar menggunakan Template.
Pada pelatihan tersebut, Admin unit kerja, Sekretaris serta pengguna Personal (Tendik) ITB diberikan kesempatan untuk langsung mempraktekkan dengan login menggunakan Akun ITB yang telah terdaftar di Direktorat Teknologi Informasi (DTI) dan mencoba melakukan Pengaturan Pengguna, Pejabat, Unit kerja, Plh, Plt dan menambahkan/menonaktifkan user ITB yang sudah tidak sesuai di lingkungan unit kerjanya.
Adapun Rekaman Pelatihan e-Office 4.0
* Untuk Admin Unit dan Sekretaris bisa dilihat pada laman : https://youtu.be/KMlJ7NoyqJk
* Untuk Pengguna Personal (Tendik) ITB bisa dilihat pada laman : https://youtu.be/erfMA2VA2AA
E-office 4.0 telah memasuki tahap uji coba oleh user setelah lolos beberapa asesmen keamanan sistem dari Direktorat Teknologi Informasi dan telah bekerja sama dengan BSrE dalam menyediakan fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) Tersertifikasi. Pada Rabu, 13 Desember 2023 bertempat di Labtek 1 Kampus ITB Ganesa, dilakukan pelatihan penggunaan e-office 4.0 oleh tim dari Biro Administrasi Umum dan Informasi untuk semua admin unit yang ada di ITB. Kegiatan pelatihan dibuka oleh Ibu Dini Sofiani Permatasari, S.Si., M.T., Kepala Bagian Tata Kelola Administrasi dan Kearsipan, dilanjutkan dengan pemaparan materi pelatihan oleh Puji Subakti, S.T., M.Kom., Kepala Sub Bagian Tata Kelola Administrasi, serta oleh Jaya Dianto dari Vitraining. Kemudian pada hari Jum’at, tanggal 22 Desember 2023 kembali dilaksanakan pelatihan penggunaan e-office 4.0 untuk seluruh Sekretaris dan pengguna Personal (Tendik) di lingkungan ITB yang dibuka oleh Kepala Biro Administrasi Umum dan Informasi, Bapak Usep Mulyana, S.Sos., M.A.P. melalui aplikasi Zoom.
Untuk memudahkan pengguna yang telah terbiasa menggunakan e-office 3.0, maka semua fitur yang ada dipertahankan dan tetap tersedia pada e-office 4.0. Selain itu terdapat beberapa fitur baru yang disediakan pada e-office 4.0, diantaranya adalah :
- Multi Peran Melalui fitur ini, satu user dapat memiliki beberapa peran (role) sekaligus, misal peran sebagai admin unit dan peran sebagai sekretaris.
- Tanda tangan elektronik BsrE Fitur ini disediakan untuk user yang telah memiliki kewenangan untuk menandatangani dokumen melalui tandatangan yang tersertifikasi oleh BsrE.
- Surat Rahasia Dengan adanya fitur Surat Rahasia, maka Naskah dinas yang memiliki sifat rahasia, tidak dapat dibuka oleh sembarang orang meskipun oleh sekretaris.
- One Search Fitur ini akan sangat membantu dalam pencarian dokumen karena tanpa pindah menu (seperti pada e-Office 3.0), dokumen secara otomatis dapat ditemukan.
- Tujuan unit otomatis Fitur ini disediakan agar pengguna e-office tidak lupa mencentang tujuan unit kerja yang dapat mengakibatkan surat yang telah diunggah menjadi tidak sampai kepada tujuan. Melalui fitur ini, unit kerja yang akan dituju otomatis akan langsung terpilih sesuai unit kerja dari pejabat yang dituju.
Selain fitur tambahan tersebut, masih banyak fitur lain yang ada di e-office 4.0, diantaranya Filter Dinamis, Grouping, Diskusi (teks, video), Dashboard Dinamis, Kalendar aktivitas, Notifikasi/Reminder, Penugasan pada SK, Pengaturan Plh/Plt, serta Surat Keluar menggunakan Template.
Pada pelatihan tersebut, Admin unit kerja, Sekretaris serta pengguna Personal (Tendik) ITB diberikan kesempatan untuk langsung mempraktekkan dengan login menggunakan Akun ITB yang telah terdaftar di Direktorat Teknologi Informasi (DTI) dan mencoba melakukan Pengaturan Pengguna, Pejabat, Unit kerja, Plh, Plt dan menambahkan/menonaktifkan user ITB yang sudah tidak sesuai di lingkungan unit kerjanya.
Adapun Rekaman Pelatihan e-Office 4.0
* Untuk Admin Unit dan Sekretaris bisa dilihat pada laman : https://youtu.be/KMlJ7NoyqJk
* Untuk Pengguna Personal (Tendik) ITB bisa dilihat pada laman : https://youtu.be/erfMA2VA2AA
