Jobs and Functions

Bagian Administrasi Tata Laksana Birokrasi dan Sistem Informasi yang dipimpin oleh Kepala Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Biro Administrasi Umum, yang mempunyai tugas:

• Melaksanakan dan mengoordinasikan penyusunan persuratan dan laporan­ laporan institut;
• Melaksanakan dan mengoordinasikan adminisrasi kegatan yang diselenggarakan oleh Institut Teknologi Bandung;
• Mengoordinasikan kegiatan Pembangunan Zona Integritas dan Reformasi Birokrasi;
• Melaksanakan dan mengoordinasikan administrasi untuk isu penanganan dan pencegahan kekerasan;
• Melaksanakan serta mengoordinasikan pengembangan dan implementasi sistem informasi dalam lingkup koordinasi Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan, Kealumnian, dan Administrasi;
• Melaksanakan urusan administrasi surat-menyurat, perencanaan, keuangan, sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana Kantor Rektor.

Subbagian Administrasi Tata Laksana dan Reformasi Birokrasi dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Administrasi Tata Laksana Birokrasi dan Sistem Informasi, yang mempunyai tugas :

• Melaksanakan dan mengkoordinasikan penyusunan persuratan institut.
• Melaksanakan dan mengoordinasikan administrasi kegiatan yang diselenggarakan oleh Institut Teknologi Bandung;
• Melaksanakan dan mengoordinasikan kegiatan Pembangunan Zona Integritas dan Reformasi Birokrasi;
• Melaksanakan dan mengoordinasikan administrasi untuk isu penanganan dan pencegahan kekerasan.

Subbagian Pelayanan Sistem Informasi dan Pelaporan dipimpin oleh Kepala Subbagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Administrasi Tata Laksana Birokrasi dan Sistem Informasi, yang mempunyai tugas :

• Melaksanakan dan mengkoordinasikan pengelolaan layanan sistem informasi
• Melaksanakan dan mengkoordinasikan penyusunan laporan-laporan institut

Bagian Kearsipan yang dipimpin oleh Kepala Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Biro Administrasi Umum, yang mempunyai tugas:

• Melaksanakan dan mengoordinasikan pengelolaan arsip dan sistem informasi kearsipan;
• Mengoordinasikan kegiatan preservasi, konservasi, dan restorasi arsip;
• Mengoordinasikan kegiatan pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan, dan akuisisi arsip;
• Mengoordinasikan kegiatan pengelolaan layanan bidang kearsipan;
• Mengoordinasikan kegiatan penilaian dan penyusutan arsip dinamis;
• Mengoordinasikan pendampingan serta layanan arsip bagi unit kerja;
• Mengoordinasikan sosialisasi kearsipan kepada seluruh unit kerja di lingkungan Institut Teknologi Bandung;
• Mengoordinasikan penyusunan Prosedur Operasi Standar untuk pengelolaan kearsipan;
• Mengoordinasikan kegiatan publikasi arsip Institut Teknologi Bandung;
• Mengoordinasikan pengawasan dan pengendalian arsip unit kerja untuk menjamin kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi kearsipan yang berlaku arsip.

Subbagian Inovasi, Pelestarian, dan Konservasi Arsip dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Kearsipan, yang mempunyai tugas :

• melaksanakan dan mengoordinasikan pengelolaan arsip dan sistem informasi kearsipan;
• melaksanakan kegiatan preservasi, konservasi, dan restorasi arsip;
• melaksanakan kegiatan pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan, dan akuisisi arsip;
• melaksanakan kegiatan pengelolaan layanan bidang kearsipan;
• melaksanakan kegiatan penilaian dan penyusutan arsip dinamis.

Subbagian Pembinaan dan Publikasi Kearsipan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Kearsipan, yang mempunyai tugas :

• melaksanakan pendampingan serta layanan arsip bagi unit kerja;
• melaksanakan sosialisasi kearsipan kepada seluruh unit kerja di lingkungan Institut Teknologi Bandung;
• melaksanakan penyusunan Prosedur Operasi Standar untuk pengelolaan kearsipan;
• melaksanakan kegiatan publikasi arsip Institut Teknologi Bandung;
• melaksanakan pengawasan dan pengendalian arsip unit kerja untuk menjamin kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi kearsipan yang berlaku.

Bagian Kesekretariatan dipimpin oleh Kepala Bagianyang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Biro Administrasi Umum, yang mempunyai tugas :

• mengelola perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian layanan terhadap kegiatan pimpinan di lingkungan Institut Teknologi Bandung;
• mengkoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan pimpinan baik yang bersifat internal maupun eksternal;
• mengelola kebutuhan operasional pimpinan, surat menyurat yang diperlukan, termasuk jadwal kegiatan, perjalanan dinas, serta dokumen pendukungnya;
• mengkoordinasikan pengelolaan kerumahtanggaan dan kebutuhan anggaran operasional Rumah Dinas Rektor (Wisma Ganesha) serta memastikan kelayakan fungsi dan kebutuhannya;
• melakukan koordinasi teknis dengan unit kerja lain dalam rangka mendukung kelancaran tugas pimpinan;
• melakukan evaluasi dan pelaporan atas efektivitas dan efisiensi layanan yang diberikan kepada pimpinan;
• menyusun, mengimplementasikan kebutuhan anggaran operasional, dan memonitor kegiatan Tim Penugasan Khusus, serta tim ad hoc yang ditugaskan oleh Rektor;
• menentukan tugas asisten pribadi pimpinan;
• melakukan koordinasi dan komunikasi dalam lingkup kesekretarisan Rektor dan Kantor Wakil Rektor.

Unit Kesekretariatan yang dipimpin oleh Kepala Sekretariat yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Biro Administrasi Umum, yang mempunyai tugas:

• melaksanakan urusan administrasi surat-menyurat, perencanaan, keuangan, sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana Biro Administrasi Umum;
• melaksanakan urusan kerumahtanggaan Biro Administrasi Umum;
• melaksanakan urusan administrasi surat-menyurat, perencanaan, keuangan, sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana Kantor Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan, Kealumnian, dan Administrasi;
• melaksanakan urusan kerumahtanggaan Kantor Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan, Kealumnian, dan Administrasi.