Bandung, bai.itb.ac.id – Institut Teknologi Bandung (ITB) melalui Bagian Kearsipan, Biro Administrasi Umum, menyelenggarakan Workshop Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis pada Rabu, 29 Juli 2026. Kegiatan ini diikuti oleh perwakilan dari berbagai unit kerja di lingkungan ITB sebagai bagian dari upaya meningkatkan pemahaman dan kapasitas pengelolaan arsip secara tertib, efektif, dan sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku.
Workshop menghadirkan Muhamad Robbi, S.T., M.A.P., Arsiparis Madya pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), sebagai narasumber. Dengan pengalaman di bidang kearsipan, Muhamad Robbi memaparkan berbagai aspek penting dalam pengelolaan arsip dinamis, mulai dari kebijakan kearsipan, pembagian tanggung jawab pengelolaan arsip, hingga penerapan instrumen kearsipan di lingkungan organisasi.
Dalam pemaparannya, disampaikan bahwa pemeliharaan arsip dinamis merupakan bagian penting dalam menjaga rekam jejak akademik dan administratif institusi. Arsip bukan sekadar dokumen yang harus disimpan, tetapi merupakan aset informasi yang menjadi bukti pelaksanaan kegiatan, sumber informasi, serta dasar pertanggungjawaban organisasi.
Sementara itu, arsip statis yang memiliki nilai kesejarahan dan strategis merupakan aset bangsa yang tidak ternilai. Arsip tersebut menyimpan bukti sejarah, legitimasi kebijakan, serta identitas bangsa yang perlu dijaga dan dilestarikan agar dapat dimanfaatkan oleh generasi mendatang.
Tujuan Kebijakan Kearsipan
Dalam workshop tersebut dijelaskan bahwa kebijakan kearsipan memiliki sejumlah tujuan utama, yaitu:
1. Menjamin terciptanya arsip dari setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh seluruh unit kerja di lingkungan instansi;
2. Mewujudkan pengelolaan arsip yang andal sesuai dengan peraturan perundang-undangan sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas;
3. Menjamin perlindungan kepentingan instansi serta meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
4. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, sekaligus menjamin keselamatan arsip yang memiliki kepentingan nasional.
Pembagian Tanggung Jawab Pengelolaan Arsip
Workshop juga membahas pembagian tanggung jawab pengelolaan arsip berdasarkan fungsi dan tingkat pengelolaannya di lingkungan ITB.
Unit Pengolah (Fakultas/Biro/Direktorat) bertanggung jawab terhadap arsip yang tercipta dari pelaksanaan kegiatan unit kerja. Pada tingkat ini terdapat sentral arsip aktif (central file) sebagai tempat pengelolaan arsip yang masih digunakan secara aktif dalam mendukung pelaksanaan tugas.
Unit Kearsipan II (tingkat Fakultas) bertanggung jawab mengelola arsip inaktif yang memiliki masa retensi di bawah 10 tahun. Unit ini menjadi tempat pengelolaan sentral arsip inaktif (record center) sesuai dengan kewenangannya.
Sementara itu, Unit Kearsipan I (tingkat pusat ITB) bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 tahun, pengelolaan arsip statis, serta pelaksanaan pembinaan kearsipan di lingkungan ITB.
Empat Pilar Pengelolaan Arsip Dinamis
Narasumber juga menjelaskan empat instrumen utama yang menjadi pilar dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu:
1. Tata Naskah Dinas
Tata Naskah Dinas mengatur format, struktur, dan teknik penyusunan serta komunikasi kedinasan secara baku. Penerapannya diperlukan untuk menjamin keseragaman sekaligus memudahkan identifikasi setiap dokumen resmi yang dihasilkan dan digunakan dalam organisasi.
2. Klasifikasi Arsip
Klasifikasi arsip merupakan proses pengelompokan arsip berdasarkan pokok masalah secara sistematis. Penerapan klasifikasi yang konsisten akan memudahkan penemuan kembali arsip serta memastikan arsip yang berkaitan dengan suatu kegiatan atau permasalahan tersimpan dalam kategori yang tepat.
3. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAD)
SKKAD merupakan instrumen untuk mengatur tingkat keamanan dan akses terhadap arsip dinamis. Melalui sistem ini, informasi yang bersifat terbatas atau sensitif dapat dilindungi dengan menetapkan pihak yang berwenang mengakses arsip, termasuk ketentuan dan kepentingan penggunaannya.
4. Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Jadwal Retensi Arsip merupakan pedoman yang menentukan jangka waktu penyimpanan setiap jenis arsip serta tindakan yang dilakukan setelah masa retensinya berakhir. Berdasarkan JRA, arsip dapat ditetapkan untuk dimusnahkan atau dipermanenkan sebagai arsip statis sesuai dengan nilai dan ketentuan yang berlaku.
Membangun Budaya Kearsipan di Lingkungan ITB
Melalui workshop ini, pengelolaan arsip diharapkan tidak lagi dipandang semata-mata sebagai kewajiban administratif, tetapi sebagai bagian penting dari tata kelola organisasi. Arsip yang tertata dengan baik dapat mendukung efisiensi kerja, memperkuat akuntabilitas, memudahkan proses audit, serta memberikan perlindungan terhadap institusi dalam menghadapi berbagai kebutuhan hukum dan tuntutan transparansi publik.
Pengelolaan arsip yang baik juga tidak harus menunggu kondisi yang sempurna. Langkah awal dapat dilakukan dengan mengidentifikasi dan mengklasifikasikan arsip yang paling sering digunakan, kemudian menerapkan sistem penyimpanan dan pengelolaan yang konsisten.
Pada akhirnya, transformasi kearsipan dimulai dari perubahan cara pandang bahwa arsip adalah aset informasi dan memori organisasi, bukan sekadar dokumen yang harus disimpan. Kesadaran tersebut diharapkan dapat tumbuh menjadi budaya kearsipan di seluruh unit kerja ITB.
Selamatkan Memori Bangsa
Setiap arsip yang dijaga hari ini merupakan bagian dari jejak sejarah yang akan diwariskan kepada generasi mendatang. Menjaga arsip berarti menjaga memori kolektif, rekam jejak perjalanan institusi, serta pengetahuan yang memiliki nilai bagi masa depan.
Melalui pengelolaan arsip yang tertib, aman, autentik, dan terpercaya, ITB terus membangun tata kelola kearsipan yang mampu mendukung keberlangsungan informasi sekaligus menjaga memori institusi untuk generasi yang akan datang.
